Establecer políticas y procedimientos de seguridad en cada una de las áreas de una organización es un factor importante que ayudará a la protección de las operaciones y la continuidad de estas, además nos enfoca como una empresa confiable en el ámbito empresarial.
En los últimos años hemos visto un incremento alarmante de la delincuencia organizada como el narcotráfico que penetran las empresas creando conspiraciones internas que facilitan a vulnerar nuestros procesos de seguridad, de la misma manera organizaciones delictivas utilizan las empresas para comercializar ilegalmente productos prohibidos, que por un desconocimiento o falta de revisión de cliente puede comprometer a una empresa.
Por esta razón en la gestión comercial de una empresa que tiene la importante labor de la captación de clientes, no escapa de la importancia de establecer políticas de seguridad en cada uno de sus procesos; sabemos que sin ventas no se crece, pero debemos hacerlo siempre con criterios mínimos de seguridad. Para llegar a eso tenemos que primero saber que un aliado importante además de ofrecer seguridad al potencial cliente es evaluar con quien vamos a establecer una relación comercial. Debemos partir con un análisis de todos procesos del área comercial, la que nos ayudará a identificar las vulnerabilidades que puedan comprometer la imagen reputacional, además de prevenir impactos legales y judiciales.
Existen varios riesgos si no tomamos en cuenta que se debe implementar algunos criterios básicos de seguridad antes de contactar o ser contactado por un potencial cliente, partamos del concepto Conozca a su Cliente; no basta con ver que, si esta fuera de una lista de riesgo crediticio, o si tiene un registro de contribuyen vigente; sino que debemos ir un paso más allá a fin de tener la tranquilidad de que vamos a establecer una relación comercial con una empresa honesta.
Partamos siempre de un análisis de riesgo básico, que nos enfoque en el sector donde trabajamos a que riesgos estamos expuestos, por ejemplo, si es un operador logístico, existen riesgos como fraude aduanero, narcotráfico, robos a la carga, etc., para ello debemos hacernos algunas preguntas básicas que nos ayudarán a entender cuál es el riesgo:
- Quien es la empresa
- Que comercializa
- Cuando comenzó sus operaciones
- Donde se ubica y a donde exporta
- Porque
La claridad en las respuestas a estas preguntas, es un buen comienzo para continuar el análisis del potencial cliente; otro aspecto que también debemos revisar es el entorno del cliente, por ejemplo si pertenece a algún gremio representativo, cuál es su trayectoria como empresa, preguntar si cuenta con alguna certificación reconocida ya sea de calidad o seguridad, como Operador Económico Autorizado – OEA, un sistema de gestión de seguridad en la cadena de suministros o cualquier norma de acreditación de calidad o inocuidad sobre el tratamiento de la gestión y productos; cuenta con una planta u oficinas comerciales – de preferencia hay que constatarlas – y visitarlos en sus oficinas lo que nos permitirá ver el entorno.
Continuando con el análisis revisemos si guarda lógica los movimientos comerciales del potencial cliente, si es un exportador, cuenta con registros anteriores de exportación, esto lo pueden revisar en el portal de Aduanas, el producto que exporta es habitual al mercado donde envía sus exportaciones, no tendría sentido por ejemplo exportar café a Colombia – por mencionar algo exagerado.
Una buena práctica de guía a estas medidas son resumirlas elaborando una lista de verificación (check list) que le permita al departamento comercial seguir una pauta para que luego sea validada por un responsable del área. Asimismo, establecer políticas corporativas de seguridad las cuales deben ser de conocimiento de todos los asociados de negocio, solicitando en lo posible sean firmadas a través de acuerdos de seguridad, con lo cual se comprometen a trabajar bajo estándares mínimos de seguridad.
Al finalizar sus filtros constata que la empresa le despertó demasiadas dudas por diversos vacíos o discrepancias o simplemente la empresa desistió decidió no continuar con la relación comercial, definitivamente pensemos que nos estamos protegiendo; por otro lado, tome en cuenta que estos casos se deben compartir como casuística con su equipo comercial, eso ayudará a la formación de los nuevos valores en la organización.
Hoy en las operaciones logísticas podemos contar con muchas ayudas que nos permite no dar pasos en falso, no olvidemos que ante un incidente de seguridad arriesgamos no solo pérdidas económicas sino reputación, y en muchos casos responsabilidad hasta penal, lo que nos llevaría a extremos como el cierre de operaciones de una empresa.
Finalmente, trabajar de la mano con las autoridades es un punto importante para tomar en cuenta, se convierte en un gran soporte para las empresas no solo cuando ya sucedió el incidente si no cuando se trabaja en prevención, a través de las autoridades se puede reportar alguna operación que consideramos riesgosa, las mismas que le darán un tratamiento confidencial a tu reporte. Autoridades como Aduanas o la Policía especializada cuentan con especialistas y canales de comunicación que podrán examinar cada caso.
